Федеральный почтовый и логистический оператор Почта России запускает новый сервис по оцифровке почты. Речь идет об оцифровке входящей корреспонденции силами Почты и передаче ее заказчикам в электронном виде, в том числе с внесением во внутренние системы электронного документооборота.

Почта провела ряд пилотных проектов по оцифровке письменной корреспонденции с госорганами, компаниями из медицинской и строительной отраслей. Некоторые из них, в том числе девелоперская группа «Самолет», продолжили сотрудничество с Почтой, заключив контракт на эту услугу. С февраля по июнь Почта оцифровала более 5 500 документов (50 000 страниц) группы «Самолет», что составляет примерно половину потока документов компании. До конца 2021 г. партнеры планируют оцифровать весь документооборот Группы компаний.

Сервис способен на треть снизить расходы на обработку бумажной корреспонденции. По подсчетам Почты, бизнес в среднем тратит около 35 000 руб. на обработку каждой 1000 бумажных писем от государственных органов, партнеров или клиентов. Сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 000 руб. Кроме прямого экономического эффекта, сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, а поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа. Поступление нежелательной корреспонденции отсекается силами Почты и не отнимает время сотрудников организации.

Среди общего потока писем есть те, ответ на которые необходимо подготовить в кратчайшие сроки. Даже небольшая просрочка способна спровоцировать негативные последствия. Претензии, обращения граждан, судебные письма, письма от приставов и т.д. оцифровываются и передаются клиенту в первую очередь, что позволяет избежать рисков, связанных с нарушением сроков ответа.

«Это первый подобный сервис на российском рынке. Мы рады предоставить нашим клиентам новый сервис, способный ускорить их бизнес и предложить экономию на издержках, которую можно направить на развитие ключевых функций и улучшение клиентского сервиса – так же, как это делает Почта», – прокомментировал директор департамента новых проектов Почты России Кирилл Буртный.

«Проект оцифровки корреспонденции и переход на электронные заказные письма помогут группе «Самолет» сэкономить на процессах документооборота до 20% расходов по направлению. Кроме того, благодаря переводу входящей корреспонденции в электронный вид, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почтовых отправлений», – уверен руководитель управления внутреннего аудита группы «Самолет» Дмитрий Волков.

Технологическим партнером Почты выступает компания ABBYY. Платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает текст письма и прилагаемых документов, извлекает ключевые поля для заполнения регистрационной карточки. Оцифрованная версия письма в формате pdf и регистрационная карточка поступают заказчику в личный кабинет или систему электронного документооборота, что избавляет его от необходимости отправлять курьеров за корреспонденцией в офисы Почты. Передача сведений в электронном виде занимает не более 1 минуты.

В течение 2021 г. Почта планирует настроить автоматическую классификацию корреспонденции по типам документов и темам писем, а также увеличить число полей, извлекаемых автоматически. Это сократит затраты заказчиков на ввод данных, а также обеспечит возможность адресной маршрутизации получаемой корреспонденции ответственным менеджерам внутри компаний.